Анализ ключевых факторов
Анализ ключевых факторов (то, что по-английски называется Business drivers) позволяет ответить на вопрос: «Почему организация нуждается в улучшениях?» Понимание таких факторов позволяет связать инвестиции в ИТ с бизнес-планами и обеспечивает точку зрения на инвестиции в ИТ как на развитие ключевых способностей или возможностей (capabilities) организации с точки зрения ведения бизнеса.
Таким образом, ключевые факторы отражают взгляд высшего руководства организации на то, что является важным для бизнеса (в рамках заданного горизонта времени) и при этом важным настолько, что обязательно требует определенных изменений.
Мы уже отмечали, что достичь каких-либо позитивных изменений можно только тогда, когда люди начинают делать определенные вещи иным образом. После того как осознана необходимость перемен, очевидно, что требуются определенные инвестиции времени, усилий и ресурсов со стороны руководства для реализации изменений.
Если ИТ рассматриваются как инструмент для таких изменений, то это является основой для инициирования ИТ-проекта. При этом его необходимо как можно более тесно увязать с Целями, которые организация стремится достичь в процессе изменений.
Заметим, что сами ключевые факторы не могут быть изменены или отменены. Они являются внешними по отношению к организации и существуют независимо от любых программ и проектов. Программы и проекты являются осознанным выбором организации в ответ на эти факторы.
В процессе анализа ключевых факторов необходимо учитывать, рассматриваются ли вопросы выживания организации, достижения успеха или процветания. Для этого можно использовать различные инструменты, один из которых мы приведем ниже. При этом также важно понимать, какого рода изменений мы стараемся достичь:
Существует определенный способ для структурированного обсуждения вопросов, связанных с идентификацией ключевых факторов и тех возможностей, которых организация может добиться. Треси и Виерсема [2.15] сформулировали концепцию дисциплины создания добавочной стоимости (value discipline).
Gartner предлагает к этим трем измерениям добавить еще одно: сила брендов, или торговых марок, которыми владеет организация.
Различные стратегии требуют использования различных типов прикладных систем и даже различной технологической инфраструктуры. Операционная эффективность означает, например, отлаженные процессы работы с поставщиками, эффективное управление складскими запасами и пр.
Стратегия поддержания тесных отношений с клиентами предполагает получение глубоких знаний о заказчиках и эффективное использование этих знаний для построения долгосрочных отношений, которые выгодны для организации. Это требует повышенного внимания к хранению, анализу и доступности значительных объемов информации о клиентах, как правило больших, чем требуется просто для того, чтобы выполнить какую-то транзакцию.
Требуются более обширные базы данных о клиентах, содержащие как структурированную информацию, так и неструктурированную (документы, графические образы писем, и т.д.). Для анализа данных также требуются соответствующие аналитические средства, а также существенные усилия по интеграции различных точек контактов и взаимодействия с клиентами.
Лидерство в продуктах и услугах предполагает вывод на рынок каких-либо уникальных продуктов, либо продуктов, обладающих высокими качественными характеристиками. Для этого нужно создать возможности для свободного обмена идеями между самыми различными подразделениями организации (отделы исследований и разработок, проектирования, информационных технологий, маркетинга), как правило, в территориально распределенной среде.
Поэтому один из возможных подходов состоит в том, чтобы совместно с бизнес-менеджерами идентифицировать то, как организация позиционирует себя по отношению к конкурентам и другим участникам рынка в соответствии с этими тремя измерениями. По каждому из трех измерений организацию можно оценить как «адекватную» (если она соответствует общему уровню рынка по данному направлению) как «отстающую» или как «лидера».
ИТ-проекты, нацеленные на те области, которые идентифицированы как отстающие, можно назвать «ориентированными на выживание». Проекты, которые находятся в области «бизнес, как это делают все» (Business as usual), ориентированы на инкрементальные, последовательные улучшения.
Проекты, которые ориентированы на то, чтобы организация была впереди конкурентов, могут быть связаны с радикальными изменениями, так как по определению они означают реализацию чего-либо такого, что другие организации из данной индустрии пока никогда не делали.
Следует отметить, что необходимо уделять внимание комбинации сфер компетенции, поскольку, в конечном итоге, они взаимосвязаны. Например, вы не можете обеспечивать в течение продолжительного времени на должном уровне тесные отношения со своими клиентами, если в вашей организации есть проблемы с эффективностью выполнения операций и качеством продуктов и услуг.
На рисунке 1.13 приведен условный пример, когда на рассмотренные выше три измерения, обеспечивающие успех организации (некоторой гипотетической торговой компании), наложены возможные ИТ-проекты, способствующие успеху в каждом из направлений.
При этом вместо измерения «Лидерство в продуктах и услугах» было выбрано другое стратегическое измерение, названное «Гибкость (динамичность) организации» (agility), под которым имеется в виду ее способность быстро реагировать на внешние обстоятельства.
Организация, которая выбрала основным инструментом для своего успеха обеспечение тесных отношений со своими заказчиками, должна соответствующим образом проектировать свои модели ведения бизнеса, ИТ-системы и другие операционные активности для того, чтобы обеспечить эту стратегию на уровне процессов.
В качестве примера бизнес-стратегии, основанной на обеспечении тесных отношений с заказчиками, можно привести американскую фармацевтическую компанию Walgreens [2.10]. Компания стремилась максимально аккумулировать информацию о своих клиентах для обеспечения тесных отношений с ними.
В начале 1980-х, еще до бума Интернет, компания была пионером в создании сети Intercom. Идея была проста: связав электронной сетью все аптеки Walgreens и аккумулируя информацию о клиентах в одном информационном центре, они превратили всю аптечную сеть страны в «районную аптеку» для каждого клиента.
Неважно, где вы живете, но в каком бы районе вы ни оказались во время командировки или отпуска, у вас не возникало проблем с приобретением прописанных лекарств. Это потребовало серьезных инвестиций в телекоммуникационную инфраструктуру и информационные системы, но было оправдано бизнес-стратегией компании.
Примером лидерства, основанного на операционной эффективности, является компания Fannie Mae, работающая на рынке ипотечных кредитов [2.10]. Сама по себе услуга предоставления ипотечного кредита не является чем-то новым, но то, что компания научилась делать лучше всех остальных конкурентов – это наиболее эффективным образом оценивать риски, связанные с ипотечными кредитами.
Компания в своей деятельности перешла от ориентации на показатель «прибыль на кредит» к использованию такого показателя, как «прибыль на уровень риска». Это потребовало разработки более 300 компьютерных приложений, включая сложную аналитическую программу, которая должна была контролировать портфель ипотечных кредитов в $600 млрд., компьютерный банк данных на 60 млн. объектов недвижимости и реализации бизнес-процессов, которые значительно уменьшили объем документации и работы клерков.
С помощью этой совокупности технологий кредиторы сократили время, необходимое для
утверждения кредита, с 30 дней; до 30 минут и снизили свои издержки на $1000 по каждому кредиту. Это прекрасный пример того, как бизнес-стратегия определила соответствующие необходимые элементы архитектуры ИТ для ее практической реализации.
Замечания, высказанные Ником Прайсом, ИТ-архитектором компании Dairy Farm Group [2.16], как нельзя лучше отражают суть преимуществ разработки ИТ-архитектуры предприятия и ее связь с бизнес-стратегией. При этом он использует термин «технологическая архитектура» для описания того, что мы называем «архитектурой ИТ»:
«Ценность технологической архитектуры является огромной. Вы просто должны вспомнить о решениях, касающихся инвестиций в ИТ в Вашей организации или других знакомых Вам организациях. Легко быть умным «задним умом», но я Вам могу сказать, что мы потратили миллионы долларов в течение последних трех лет на технологии, которые просто были неработоспособны или неадекватны на момент принятия решения или на сегодняшний день, потому что люди, которые принимали эти решения, не понимали, как эти технологии соотносятся с бизнесом. Честно, на потраченные зря деньги мы могли разработать 5 или 10 технологических архитектур.
Ценность технологической архитектуры трудно измерить, а цена на ее разработку практически ничтожно мала. Сегодня я не могу представить организацию, двигающуюся вперед без технологической архитектуры. Любой бизнес-руководитель, который соответствует своей работе, скажет Вам, что у него есть бизнес-план, который оформлен в виде того или иного документа и представляет собой видение того, в каком направлении развивается бизнес. Почему технологии должны быть исключением? Мы должны иметь продуманную технологическую стратегию и процессы руководства над всеми аспектами использования ИТ, и эти две вещи должны быть неразрывно связаны со стратегией бизнеса».
К слову сказать, проект по разработке архитектуры ИТ в компании Dairy Farm Group занял 4 месяца. Даже в условиях постоянного российского дефицита времени и ресурсов это не является непосильной задачей ни для коммерческих компаний, ни для российских государственных структур. Все, что по большому счету нужно – это серое вещество в голове, карандаш и бумага, слава Богу, имеющиеся у нас в изобилии.
Бизнес-стратегия и информационные технологии
Этот раздел посвящен поиску ответов на очень простые и в то же время неисчерпаемые вопросы: «В чем ценность ИТ для бизнеса и основной деятельности предприятия?» и «В чем ценность ИТ для организации?»
Различные формулировки ответов на данные вопросы иногда кажутся банальными и тривиальными, но, тем не менее, нам все-таки представляется целесообразным поиск ответов на эти два фундаментальных вопроса. В процессе поиска мы сформулируем некоторые концепции, использование которых может стать хорошей основой для диалога между руководителями ИТ-служб и высшим руководством организации – а именно оно, в конечном итоге, осуществляет инвестиции в ИТ.
Трудно спорить с утверждением, что технологии и их применение являются сегодня одной из главных мыслей общественного сознания. Много интересных замечаний относительно роли технологий в становлении «великих» компаний можно найти в книге Коллинза «От хорошего к великому.
Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет…» [2.10], которая была переведена на русский язык и издана Стокгольмской школой экономики в Санкт-Петербурге в 2002 году. В частности, следующее утверждение Коллинза подчеркивает важность излагаемых в нашем курсе принципов построения и описания архитектуры ИТ для руководителей организаций:
«Руководителей компаний волнуют такие темы, как технологии, трансформация компаний и связь между этими двумя вещами. При этом очень часто, будучи специалистами в своих предметных областях, эти люди не понимают технологий, а иногда и боятся их.
Все, что они знают, это то, что технологии приводят к серьезным переменам в бизнесе, и лучше им уделять должное внимание, поскольку всегда есть опасность, что «какая-нибудь новая технология подкрадется незаметно сзади и ударит по голове».
Так вот, с нашей точки зрения, описываемые в курсе принципы разработки и описания архитектуры ИТ обеспечат бизнес-руководителям некоторую гарантию того, что какая-нибудь новая информационная технология «не подкрадется сзади» в самый неподходящий момент.
Как отмечается в материалах Gartner [2.11], организации всегда испытывали проблему с синхронизацией развития своей инфраструктуры ИТ и целями ведения бизнеса. Управленцы и бизнесмены мыслят в терминах бизнес-моделей, бизнес-процессов и специфических функций бизнеса, в то время как сотрудники ИТ-служб предлагают технологии и обсуждают то, как эти технологии должны быть интегрированы в общую архитектуру предприятия.
Очевидно, что сейчас требуется новый способ обеспечения связей между бизнес-целями и ИТ. Сегодня окружающая организации среда требует единого, синхронного подхода, который приводит к созданию единой архитектуры бизнеса. При этом правила построения бизнеса на уровне процессов, людей и организационных структур должны быть синхронизированы с самого начала с правилами управления структурами и стандартами в области ИТ.
Вполне естественно, что корпоративная ИТ-архитектура долго считалась исключительно прерогативой ИТ-служб, так как только они обладали соответствующей квалификацией и опытом. Однако сегодня впервые в истории модели ведения бизнеса организаций во многом стали определяться возможностями информационных технологий.
В этой гонке за возможностями использования Web многие организации осознали, что их ИТ-архитектура могла сдерживать развитие бизнеса вместо того, чтобы поддерживать его. Как это сформулировали известные специалисты в области бизнес-стратегии Прахалад и Кришнан [2.12], «…руководители редко знают способ ликвидации разрыва между качеством ИТ-инфраструктуры и потребностями в стратегических изменениях».
Новый подход состоит в том, чтобы сосредоточиться на одной, объединяющей концепции – «архитектуре предприятия», которая включает составной частью архитектуру информационных технологий. При этом отправной точкой для разработки архитектуры бизнеса всегда должно быть ясное понимание основного источника конкурентных преимуществ организации либо главных функций и процессов для государственных ведомств.
Одно из замечаний, которое хотелось бы сделать, состоит в том, что использование ИТ само по себе не приносит прямых преимуществ, а только создает условия для их получения [2.13]. Сами преимущества являются результатом улучшения в рабочих процессах, и это означает, что достичь каких-либо позитивных изменений можно только тогда, когда люди начинают делать определенные вещи иным образом.
Это означает, что для того, чтобы реально получить новое качество от использования ИТ в организации, в ней надо найти заинтересованные стороны, которые получат преимущества от нового порядка ведения дел, являющегося результатом использования ИТ. Для этих людей или групп людей в английском языке используется термин stakeholders, который можно приближенно перевести как «заинтересованные стороны».
При обосновании инвестиций в ИТ также иногда происходит смешивание двух понятий: непосредственные, прямые результаты от использования ИТ и преимущества с точки зрения бизнеса. Например, возможность сокращения персонала вследствие внедрения информационной системы является прямым результатом.
Преимущества, которые организация получает от такого уменьшения трудозатрат, зависит от менеджеров, которые решают, уменьшить ли фонд заработной платы организации в результате сокращения персонала или, например, улучшить обслуживание клиентов, переместив часть освободившихся сотрудников в соответствующие службы по работе с клиентами.
Точно также часто декларируемая экономия времени работы персонала от внедрения ИТ-систем является лишь прямым результатом. Чтобы организация получила преимущества от этого, нужны определенные действия со стороны руководства по использованию освободившегося времени сотрудников.
Таким образом, информационные технологии обеспечивают получение прямых результатов, но участие руководства организации необходимо для того, чтобы материализовать эти результаты в преимущества.
Информационные технологии и эффективность: уроки новой экономики
В середине 1990-х годов, в период инфляционного бума так называемой Интернет-экономики, превалирующая точка зрения по поводу информационных технологий заключалась в том, что они «изменят все». Сегодня, безусловно, наступил этап более трезвой оценки роли ИТ, и основной вывод состоит в том, что роль информационных технологий в мире новой экономики более сложна и неоднозначна.
Уравнение для эффективности (productivity) достаточно простое: результат надо поделить на потраченные ресурсы. Для повышения эффективности вы должны увеличивать первую составляющую этого уравнения (результаты) и уменьшать вторую (ресурсы – финансовые, материальные, трудовые).
В силу этого рецепт внешне выглядит тривиально простым: используйте информационные технологии в тех областях, которые максимально влияют на эффективность. Рисунок ниже может помочь менеджерам сделать первую грубую оценку факторов эффективности, которые максимально соответствуют той индустрии, в которой работает организация.
Анализ показывает, что, несмотря на колоссальные инвестиции в информационные технологии в США, рост производительности труда и эффективности американской экономики был сконцентрирован в шести индустриях, а именно: в розничной торговле, торговле ценными бумагами, крупной торговой дистрибуции, полупроводниковой индустрии, сборке компьютеров и телекоммуникациях.
При этом первичным фактором роста эффективности была интенсификация конкуренции в этих отраслях, что заставляло руководителей компаний концентрироваться и реализовывать инновации – в продуктах, практике ведения бизнеса (бизнес-процессах) и технологиях.
При этом информационные технологии в 1990-х годах были основным, мощным инструментом реализации инноваций по трем причинам:
От использования ИТ выигрывали те индустрии, которые в максимальной степени зависели от обработки информации. Это, например, индустрии и организации с достаточно сложными операционными и производственными процессами, с высокой интенсивностью и объемами транзакций и выпускающие достаточно сложные продукты.
К примеру, розничная торговля основана на выполнении миллионов мелких транзакций, поэтому является экстремально сложным объектом для управления. Информационные технологии позволили не только автоматизировать рутинные операции, такие, как контроль складских запасов и сканирование этикеток для определения цены, но и оптимизировать многие сложные процессы, такие, как управление поставками или управление отношениями с клиентами.
В той же индустрии розничной торговли быстрое распространение инноваций происходило за счет массового внедрения таких технологий, как чтение штриховых кодов, внедрение модулей стандартных ERP-систем для управления персоналом, расчета заработной платы, подготовки отчетов.
При этом интересно, что массовое распространение стандартных технологий позволяет отдельным компаниям добиваться более высоких результатов от использования ИТ тогда, когда их использование неразрывно сочетается с уникальными для конкретной организации способностями, ресурсами (capabilities) или процессами, которые трудно копировать или воспроизвести конкурентам.
В качестве примера можно привести банк J.P.Morgan Chase, который, в том числе, специализируется на рынке финансовых услуг, связанных с покупкой автомобилей. Имеющаяся у банка сеть дилеров и соответствующие процессы работы с ними были радикально усовершенствованы за счет использования новой системы DealerTrack, что позволило увеличить количество дилеров вдвое – с 9 до 18 тысяч; это было бы трудно повторить конкурентам, даже если бы они использовали ту же самую информационную систему.
Универсальные банки являются достаточно ярким примером получения преимуществ от экономии на масштабах, связанных с ИТ. После того как вы внедрили программное обеспечение для обработки транзакций, дополнительные затраты, связанные с обработкой дополнительных транзакций, становятся значительно меньше.
При этом у тех компаний, которые добились существенных успехов в использовании ИТ, можно обнаружить три общие характеристики:
Факторы эффективности, естественно, различны для различных отраслей. Поэтому, например, прикладные системы, которые принесли максимальную отдачу в банковской сфере – это приложения для автоматизации процессов предоставления займов, работы с кредитными картами, выполнением транзакций в бэк-офисе.
В сфере торговли это были системы, позволившие ускорить логистические процессы – системы планирования в управлении товарными запасами. В индустрии производства микросхем это были прикладные системы для автоматизации проектирования и процессов контроля качества.
При этом есть много случаев, когда сравнимые инвестиции примерно в один и тот же набор прикладных систем в двух компаниях из одной индустрии дают диаметрально противоположные результаты в силу того, что различными были последовательность и время инвестиций.
К примеру, компания Wal-Mart, управляющая сетью крупных торговых центров, сначала внедряла системы для управления потоками и складами хранения продуктов во всей своей сети поставщиков, складов и центров дистрибуции. Следующим этапом было внедрение систем для более тесной координации своих операций с поставщиками.
Это позволило на следующем этапе внедрять системы, которые позволяли лучше планировать сочетание и пополнение ассортимента товаров. Наконец, интегрируя все полученные ранее возможности, компания принялась за создание хранилищ данных, которые позволили использовать всю эту информацию для обработки сложных запросов и анализа спроса клиентов.
Напротив, компания K-Mart из той же индустрии совершила ошибки в последовательности своих инвестиций в ИТ-системы. Существенные ресурсы были инвестированы в системы, призванные улучшить продвижение товаров на рынок, до того, как были реализованы проекты создания систем управления поставками, которые могли бы справляться с флуктуациями в объемах продаж.
В результате компания не смогла получить ожидаемых преимуществ от своих акций по целенаправленному продвижению тех или иных товаров.
Кроме того, обращают внимание на себя следующие факты. Последние 20 лет наблюдался достаточно ограниченный рост производительности и эффективности труда в экономике развитых стран, который был связан с использованием ИТ. Был явный конфликт между ожиданиями и экономической статистикой.
Как часто бывает, каждый по отдельности взятый фактор не является чем-то новым, но эффект обеспечивается их совокупностью. Краткое резюме состоит в том, что ИТ не являются панацеей для решения всех проблем, но, использованные правильным образом, они являются мощным оружием в конкурентной борьбе и повышении эффективности работы.
